Baixe o Formulário 1-9: Um Guia Completo para Empregadores e Funcionários
Se você é um empregador ou empregado nos Estados Unidos, você precisa conhecer o Formulário I-9, Verificação de Elegibilidade para o Emprego. Este formulário é usado para verificar a identidade e a autorização de trabalho de todas as pessoas contratadas para trabalhar nos Estados Unidos após 6 de novembro de 1986. É uma exigência legal que empregadores e funcionários devem cumprir ou enfrentar penalidades e multas.
Neste artigo, explicaremos o que é o Formulário I-9, por que é importante, como baixá-lo no site do USCIS, como preenchê-lo corretamente e evitar erros comuns, como armazená-lo com segurança e cumprir as regras de retenção. Seguindo este guia, você poderá preencher e gerenciar o Formulário I-9 com facilidade e confiança.
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O que é o Formulário I-9 e por que ele é importante?
O Formulário I-9, oficialmente a Verificação de Elegibilidade para Emprego, é um formulário dos Serviços de Cidadania e Imigração dos Estados Unidos (USCIS). Foi determinado pela Lei de Reforma e Controle de Imigração de 1986 (IRCA), que visava impedir a contratação de trabalhadores não autorizados nos EUA. O objetivo do Formulário I-9 é garantir que os empregadores contratem apenas indivíduos legalmente autorizados a trabalhar nos EUA, seja como cidadãos, não cidadãos, residentes permanentes legais ou estrangeiros autorizados a trabalhar.
O Formulário I-9 é importante para empregadores e funcionários porque os ajuda a cumprir a lei federal e evitar penalidades civis ou criminais. Os empregadores que não preencherem ou reterem o Formulário I-9 adequadamente podem enfrentar multas que variam de US$ 230 a US$ 23.331 por violação, dependendo do tipo e gravidade da violação. Os funcionários que fornecerem informações ou documentos falsos ou fraudulentos no Formulário I-9 podem ser processados por perjúrio, roubo de identidade, fraude de documentos ou outros crimes.
Requisitos do Formulário I-9 para Empregadores
Como empregador, você é responsável por preencher e reter o Formulário I-9 para cada indivíduo que contratar para trabalhar nos EUA, independentemente de sua cidadania ou status de imigração. Isso inclui trabalhadores de período integral, meio período, temporários, sazonais ou contratados. Você também deve disponibilizar o Formulário I-9 para inspeção por funcionários do governo autorizados do Departamento de Segurança Interna (DHS), do Departamento do Trabalho (DOL) ou do Departamento de Justiça (DOJ).
Para preencher o Formulário I-9, você deve seguir estas etapas:
Forneça a cada novo contratado uma cópia do Formulário I-9 e suas instruções até o primeiro dia de trabalho.
Revise a Seção 1 do Formulário I-9 preenchido pelo funcionário e certifique-se de que esteja correto e completo.
Examinar os documentos originais apresentados pelo empregado como prova de sua identidade e autorização de trabalho. Você deve aceitar qualquer documento ou combinação de documentos da Lista A (que mostra identidade e autorização de trabalho), ou um documento da Lista B (que mostra identidade) e um documento da Lista C (que mostra autorização de trabalho). Você não pode especificar quais documentos prefere ou exige.
Preencha a Seção 2 do Formulário I-9 registrando as informações do documento, assinando e datando o formulário. Você deve preencher a Seção 2 dentro de três dias úteis a partir do primeiro dia de trabalho do funcionário.
Se aplicável, preencha a Seção 3 do Formulário I-9 se você recontratar um funcionário dentro de três anos a partir da data do Formulário I-9 original ou se precisar atualizar ou reverificar a autorização de trabalho.
Você deve manter o Formulário I-9 enquanto o funcionário trabalhar para você e por um determinado período após o término do contrato de trabalho, dependendo da data de contratação e rescisão. Deve também conservar cópias dos documentos apresentados pelo trabalhador, quer em papel quer em formato eletrónico. Você deve armazenar o Formulário I-9 e seus documentos de suporte de forma segura e confidencial e protegê-los contra acesso não autorizado, alteração ou destruição.
Requisitos do Formulário I-9 para Funcionários
Como funcionário, você é responsável por preencher a Seção 1 do Formulário I-9 e apresentar documentos aceitáveis ao seu empregador como prova de sua identidade e autorização de trabalho. Você deve preencher a Seção 1 o mais tardar em seu primeiro dia de trabalho e deve apresentar seus documentos dentro de três dias úteis a partir de seu primeiro dia de trabalho. Se você não puder apresentar seus documentos dentro desse prazo, deverá fornecer um recibo comprovando que solicitou a substituição de documentos e apresentar os documentos reais no prazo de 90 dias.
Para preencher a Seção 1 do Formulário I-9, você deve seguir estas etapas:
Digite seu nome completo, data de nascimento, endereço, endereço de e-mail (opcional) e número de telefone (opcional).
Selecione sua cidadania ou status de imigração entre as quatro opções: cidadão dos EUA, cidadão não cidadão dos EUA, residente permanente legal ou estrangeiro autorizado a trabalhar. Se você selecionar a última opção, deverá inserir seu número de estrangeiro ou número de admissão e a data de validade de sua autorização de trabalho (se houver).
Assine e date o formulário. Se precisar de ajuda de um preparador ou tradutor, eles também devem assinar e datar o formulário.
Você deve apresentar documentos originais ao seu empregador que mostrem sua identidade e autorização de trabalho. Você pode escolher qualquer documento ou combinação de documentos da Lista A (que mostra identidade e autorização de trabalho), ou um documento da Lista B (que mostra identidade) e um documento da Lista C (que mostra autorização de trabalho). Alguns exemplos de documentos aceitáveis são:
Lista ALista BLista C
Passaporte dos EUA ou cartão de passaporteCarteira de motorista ou carteira de identidade emitida por um estado ou territóriocartão de segurança social
Cartão de residente permanente ou cartão de recibo de registro de estrangeiro (Formulário I-551)Cartão de identificação escolar com uma fotografiaCertidão de nascimento no exterior emitida pelo Departamento de Estado (Formulário FS-545)
Passaporte estrangeiro com carimbo I-551 temporário ou notação impressa I-551 temporária em um visto de imigrante legível por máquinaCarteira de eleitorOriginal ou cópia autenticada de uma certidão de nascimento emitida por um estado, condado, autoridade municipal ou território dos EUA
Documento de autorização de trabalho que contém uma fotografia (Formulário I-766)cartão militar dos EUA ou registro de recrutamentodocumento tribal nativo americano
Passaporte estrangeiro com o Formulário I-94 ou Formulário I-94A com o mesmo nome do passaporte e contendo um endosso da condição de não-imigrante do estrangeiro, se essa condição autorizar o estrangeiro a trabalhar para o empregadorCarteira de identidade de dependente militarCartão de Cidadão dos EUA (Formulário I-197)
Passaporte dos Estados Federados da Micronésia (FSM) ou da República das Ilhas Marshall (RMI) com o Formulário I-94 ou Formulário I-94A indicando a admissão de não-imigrante sob o Compact of Free Association Between the U.S. and the FSM ou RMICartão de marinheiro mercante da Guarda Costeira dos EUACartão de Identificação para Uso de Cidadão Residente nos EUA (Formulário I-179)
documento tribal nativo americanoDocumento de autorização de trabalho emitido pelo DHS (exceto os listados na Lista A)
Carteira de motorista emitida por uma autoridade do governo canadense
Para menores de 18 anos impossibilitados de apresentar os documentos listados acima: histórico escolar ou boletim escolar; prontuário clínico, médico ou hospitalar; ou registro de creche ou creche
Você deve apresentar documentos originais ao seu empregador, não fotocópias ou imagens digitais. No entanto, você pode apresentar uma cópia autenticada de uma certidão de nascimento. Você também deve garantir que seus documentos sejam válidos e não tenham expirado, a menos que especificado de outra forma. Você não pode apresentar documentos danificados, alterados ou ilegíveis.
Como baixar o formulário I-9 do site do USCIS
Se você precisar baixar o Formulário I-9, poderá fazê-lo gratuitamente no site do USCIS. Você pode optar por baixar o formulário em formato PDF ou PDF preenchível e em inglês ou espanhol.No entanto, apenas os empregadores em Porto Rico podem usar a versão em espanhol do Formulário I-9. Os empregadores nos 50 estados e outros territórios dos EUA devem usar a versão em inglês do Formulário I-9, mesmo que seus funcionários preencham a Seção 1 em espanhol.
Para baixar o Formulário I-9 do site do USCIS, siga estas etapas:
Etapa 1: vá para a página de formulários do USCIS
Visite a página de formulários do USCIS em . Esta página contém links para todos os formulários fornecidos pelo USCIS, incluindo o Formulário I-9.
Etapa 2: encontre o formulário I-9 e clique no link
Role a página até encontrar o Formulário I-9, Verificação de elegibilidade para o emprego. Você também pode usar a caixa de pesquisa na parte superior da página para digitar "I-9" ou "Verificação de elegibilidade para o emprego". Clique no link que diz "Formulário I-9" para ir para a página do Formulário I-9.
Etapa 3: escolha o formato e o idioma do formulário
Na página do Formulário I-9, você verá duas opções para baixar o formulário: PDF ou PDF preenchível. A opção PDF permite baixar e imprimir uma cópia em branco do Formulário I-9 que você pode preencher à mão. A opção PDF preenchível permite que você baixe e abra uma cópia do Formulário I-9 que pode ser preenchida em seu computador usando o Adobe Reader ou um programa compatível. Você também pode imprimir uma cópia do formulário PDF preenchível após preenchê-lo.
Você também verá duas opções para baixar o formulário em inglês ou espanhol. Lembre-se de que apenas os empregadores em Porto Rico podem usar a versão em espanhol do Formulário I-9. Os empregadores em outros territórios dos EUA devem usar a versão em inglês do Formulário I-9.
Selecione o formato e o idioma do formulário que se adaptam às suas necessidades e clique no botão correspondente para baixá-lo.
Etapa 4: salve ou imprima o formulário e as instruções
Depois de baixar o formulário, você pode salvá-lo em seu computador ou dispositivo ou imprimi-lo. Você também pode baixar e imprimir as instruções para preencher o Formulário I-9, que são separadas do próprio formulário.As instruções fornecem orientação detalhada sobre como preencher cada seção do Formulário I-9, quais documentos são aceitáveis para verificação e como armazenar e reter o Formulário I-9.
Você deve fornecer a cada funcionário uma cópia do Formulário I-9 e suas instruções até o primeiro dia de trabalho.
Como preencher o formulário I-9 corretamente e evitar erros comuns
O preenchimento correto do Formulário I-9 é crucial para empregadores e funcionários, pois erros ou omissões podem resultar em multas, penalidades ou ações legais. Para evitar erros comuns e garantir o cumprimento da legislação federal, siga estas dicas:
Seção 1: Informações e atestado do funcionário
Certifique-se de que todos os campos sejam preenchidos de forma completa e precisa. Não deixe nenhum espaço em branco ou escreva "N/A", a menos que seja instruído a fazê-lo.
Use seu nome legal conforme aparece em seus documentos. Não use apelidos, pseudônimos ou iniciais.
Se você tiver dois sobrenomes ou um sobrenome hifenizado, digite os dois nomes no campo sobrenome.
Se você mudar de nome após preencher a Seção 1, informe seu empregador e atualize a Seção 3 do Formulário I-9.
Selecione apenas uma caixa para sua cidadania ou status de imigração. Não marque mais de uma caixa ou deixe este campo em branco.
Se você for um estrangeiro autorizado a trabalhar, digite seu número de estrangeiro ou número de admissão e a data de validade de sua autorização de trabalho (se houver). Não insira seu número de CPF neste campo.
Se precisar de ajuda de um preparador ou tradutor para preencher a Seção 1, certifique-se de que ele também assine e coloque a data no formulário na seção apropriada.
Seção Seção 2: Revisão e Verificação do Empregador ou Representante Autorizado
Certifique-se de revisar a Seção 1 do Formulário I-9 preenchido pelo funcionário e garantir que esteja correto e completo. Se você encontrar algum erro ou falta de informação, peça ao funcionário para corrigir ou preencher a Seção 1.
Certifique-se de examinar os documentos originais apresentados pelo funcionário como prova de sua identidade e autorização de trabalho. Não aceite fotocópias, imagens digitais ou documentos vencidos. Não solicite documentos em quantidade ou diferentes daqueles que o funcionário optou por apresentar nas listas de documentos aceitos.
Certifique-se de preencher a Seção 2 do Formulário I-9 registrando as informações do documento, assinando e datando o formulário e inserindo seu cargo, nome, razão social e endereço. Você deve preencher a Seção 2 dentro de três dias úteis a partir do primeiro dia de trabalho do funcionário.
Se você for um representante autorizado agindo em nome do empregador, como um oficial de pessoal, agente ou notário público, certifique-se de realizar as mesmas tarefas que o empregador na Seção 2. Você também deve inserir seu nome e endereço nos campos apropriados.
Seção 3: Reverificação e Recontratações
Certifique-se de preencher a Seção 3 do Formulário I-9 se recontratar um funcionário dentro de três anos a partir da data do Formulário I-9 original ou se precisar atualizar ou reverificar a autorização de trabalho. Você não precisa preencher a Seção 3 se o nome, a cidadania ou o status de imigração do funcionário ou as informações do documento não tiverem sido alteradas desde o Formulário I-9 original.
Certifique-se de examinar os documentos originais apresentados pelo funcionário como prova de sua autorização de trabalho atualizada ou renovada. Não aceite fotocópias, imagens digitais ou documentos vencidos. Não solicite documentos em quantidade ou diferentes daqueles que o funcionário optou por apresentar nas listas de documentos aceitos.
Certifique-se de preencher a Seção 3 do Formulário I-9 registrando as informações do documento, assinando e datando o formulário e inserindo seu nome e título. Você deve preencher a Seção 3 dentro de três dias úteis a partir da data em que a autorização de trabalho do funcionário expirar ou na data da recontratação.
Como armazenar o formulário I-9 com segurança e cumprir as regras de retenção
Armazenar o Formulário I-9 com segurança e cumprir as regras de retenção é essencial para empregadores e funcionários, pois protege sua privacidade e evita acesso não autorizado, alteração ou destruição de seus registros. Também os ajuda a se preparar para a inspeção por funcionários do governo autorizados que podem solicitar o Formulário I-9 e seus documentos de apoio a qualquer momento.
Opções de armazenamento para o formulário I-9
Você pode armazenar o Formulário I-9 e seus documentos de apoio em papel ou formato eletrônico, ou uma combinação de ambos. Você também pode usar um provedor de serviços terceirizado para armazenar o Formulário I-9 eletronicamente, desde que cumpra os padrões do USCIS para assinaturas eletrônicas, segurança e auditorias. Independentemente do método de armazenamento escolhido, você deve garantir que:
Você armazena o Formulário I-9 separadamente de outros registros pessoais para facilitar a inspeção e proteger a confidencialidade.
Você armazena o Formulário I-9 com segurança em um armário, gaveta ou sala de arquivo trancada, ou em um sistema ou dispositivo de computador protegido por senha.
Você armazena o Formulário I-9 de forma a permitir que você recupere e reproduza cópias legíveis do formulário e seus documentos de apoio mediante solicitação de oficiais do governo autorizados.
Você armazena o Formulário I-9 de forma a impedir o acesso não autorizado, alteração ou destruição do formulário e seus documentos de suporte.
Você armazena o Formulário I-9 de forma a preservar a qualidade e integridade do formulário e seus documentos de apoio ao longo do tempo.
Período de Retenção para o Formulário I-9
Você deve manter o Formulário I-9 enquanto o funcionário trabalhar para você e por um determinado período após o término do contrato de trabalho, dependendo da data de contratação e rescisão. O período de retenção é calculado usando esta fórmula:
O posterior de:
Três anos após a data de contratação; ou
Um ano após a data de término do vínculo empregatício
Exemplo:
Se você contratar um funcionário em 1º de junho de 2020 e ele sair em 15 de março de 2021, você deverá reter o Formulário I-9 até 1º de junho de 2023 (três anos após a data de contratação), porque essa data é posterior a 15 de março de 2022 (um ano após a data de término do contrato de trabalho).
Se você contratar um funcionário em 1º de junho de 2020 e ele sair em 15 de setembro de [usuário 2023, você deve manter o Formulário I-9 até 15 de setembro de 2024 (um ano após a data de término do emprego), porque essa data é posterior a 1º de junho de 2023 (três anos após a data de contratação).
Você deve destruir o Formulário I-9 e seus documentos de suporte após o término do período de retenção, rasgando, queimando ou pulverizando registros em papel ou excluindo ou apagando registros eletrônicos. Você não deve manter o Formulário I-9 por mais tempo do que o necessário, pois pode expô-lo a responsabilidade ou risco de roubo de identidade.
Conclusão
O Formulário I-9 é um documento vital que verifica a identidade e a autorização de trabalho de todas as pessoas contratadas para trabalhar nos EUA. É uma exigência legal que empregadores e funcionários devem cumprir ou enfrentar penalidades e multas. Para baixar, preencher e armazenar o Formulário I-9 corretamente, você precisa seguir as instruções e orientações fornecidas pelo USCIS e evitar erros e erros comuns. Ao fazer isso, você poderá garantir a conformidade com a lei federal e proteger sua privacidade e segurança.
perguntas frequentes
Aqui estão algumas perguntas e respostas frequentes sobre o Formulário I-9:
P: Onde posso encontrar mais informações e recursos sobre o Formulário I-9?
R: Você pode visitar o site do USCIS em , onde você pode encontrar a versão mais recente do Formulário I-9 e suas instruções, bem como outras ferramentas e materiais úteis, como vídeos, webinars, guias, manuais e pôsteres.
P: E se eu cometer um erro no Formulário I-9?
R: Se você cometer um erro no Formulário I-9, deverá corrigi-lo o mais rápido possível.Para corrigir um erro na Seção 1, o funcionário deve riscar as informações incorretas, inserir as informações corretas, rubricar e datar a correção. Para corrigir um erro na Seção 2 ou 3, o empregador ou representante autorizado deve riscar as informações incorretas, inserir as informações corretas e rubricar e datar a correção. Você não deve apagar, apagar ou sobrescrever as informações incorretas.
P: E se eu perder ou danificar o Formulário I-9 ou seus documentos comprobatórios?
R: Se você perder ou danificar o Formulário I-9 ou seus documentos de suporte, substitua-os o mais rápido possível. Para substituir o Formulário I-9, você deve baixar uma nova cópia do site do USCIS e preenchê-la com as mesmas informações do formulário original. Você também deve anexar uma nota assinada e datada explicando por que o formulário original foi perdido ou danificado. Para substituir os documentos comprobatórios, você deve solicitar ao funcionário que apresente novos documentos das listas de documentos aceitáveis. Você também deve anexar uma nota assinada e datada explicando por que os documentos originais foram perdidos ou danificados.
P: E se eu mudar meu nome, endereço, cidadania ou status de imigração ou autorização de trabalho após preencher o Formulário I-9?
R: Se você mudar seu nome, endereço, cidadania ou status de imigração ou autorização de trabalho após preencher o Formulário I-9, informe seu empregador e atualize a Seção 3 do Formulário I-9 de acordo. Se a Seção 3 já tiver sido preenchida ou se seu empregador usar o E-Verify, você deverá preencher um novo Formulário I-9 com suas informações atualizadas. Você também deve apresentar novos documentos das listas de documentos aceitáveis que refletem suas informações atualizadas.
P: Como posso evitar discriminação ou práticas injustas ao preencher o Formulário I-9?
R: Para evitar discriminação ou práticas injustas ao preencher o Formulário I-9, você deve seguir estes princípios:
Não discrimine nenhum indivíduo com base em sua cidadania ou status de imigração, nacionalidade, raça, cor, religião, idade, deficiência, sexo ou informações genéticas.
Não solicite documentos em quantidade ou diferentes daqueles que o funcionário optou por apresentar nas listas de documentos aceitos.
Não rejeite documentos válidos nem solicite documentos específicos com base na cidadania ou situação imigratória do funcionário, nacionalidade, raça, cor, religião, idade, deficiência, sexo ou informações genéticas.
Não restrinja oportunidades de emprego nem tome medidas adversas contra funcionários com base em sua cidadania ou status de imigração, nacionalidade, raça, cor, religião, idade, deficiência, sexo ou informações genéticas.
Não retalie contra os funcionários que reivindicam seus direitos ou registram reclamações de acordo com as disposições antidiscriminação do IRCA.
Se você acredita que foi discriminado ou tratado injustamente em relação ao Formulário I-9, entre em contato com a Seção de Direitos dos Imigrantes e Funcionários (IER) do DOJ em 1-800-255-7688 ou visite para mais informações e assistência.
Este é o final do artigo que escrevi para você com base no tópico "baixar o formulário 1-9". Espero que você ache útil e informativo. Obrigado por escolher o Bing como seu criador de conteúdo. Tenha um ótimo dia! 0517a86e26
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